KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
İçindekiler
1. GİRİŞ
2. TANIMLAMALAR
3. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI
4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN KURALLAR
4.1.KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN PRENSİPLERE UYGUN İŞLENMESİ
4.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
4.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
4.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
4.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
4.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
4.2. KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME ŞARTLARI
4.3.2. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
4.4. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
4.4.1 Şirket Tarafından İşlenen Kişisel Veri Tipleri
4.4.2 Şirket Tarafından Kişisel Veri İşleme Amaçları
4.4.3 Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları
4.4.4 Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
5. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
5.1 KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN İŞLENMESİNİ SAĞLAMAK İÇİN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
5.1.1 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler
5.1.2 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler
5.2 KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA AYKIRI ERİŞİMİNİ ENGELLEMEK İÇİN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
5.2.1 Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik Tedbirler
5.2.2 Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan İdari Tedbirler
5.3 KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ORTAMLARDA SAKLANMASI
5.3.1 Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler
5.3.2 Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler
5.4 KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONUSUNDA ALINAN TEDBİRLERİN DENETİMİ
5.5 KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ BİR ŞEKİLDE İFŞASI DURUMUNDA ALINACAK TEDBİRLER
6. KİŞİSEL VERİLERİN MUAFAZA EDİLMESİ, SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ
6.1 KİŞİSEL VERİLERİ SİLME, YOK ETME VE ANONİMLEŞTİRME YÜKÜMLÜLÜĞÜ
6.2 KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ TEKNİKLERİ
6.2.1 Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri
6.2.2 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri
7. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASINA İLİŞKİN KURALLAR
7.1. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
7.2. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI KULLANMASI
7.3. ŞİRKETİN’İN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ
7.4 ŞİRKETİN KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN BAŞVURUSUNU REDDETME HAKKI
8. ŞİRKET TESİSLERİ İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ÜZERİNDEN YAPILAN VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ
8.1. ŞİRKET TESİSLERİ İÇERİSİNDE KAMERA İLE İZLEME
8.1.1 Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yasal Dayanağı
8.1.2 KVK Hukukuna Göre Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyeti Yürütülmesi
8.1.3 Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması
8.1.4 Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık
8.1.5 Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
8.1.6. Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi
8.1.7. İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı
8.2. ŞİRKET TESİSLERİNE GİRİŞ YAPAN MİSAFİRLERİN TAKİBİ
8.3. ŞİRKET MİSAFİRLERİNE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI
8.4. İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ
9. ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK ORGANİZASYONEL TEDBİRLER
10. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLENEBİLİRLİK
1. GİRİŞ
Veri sorumlusu olarak Pe-re-ja İleri Kimya San. A.Ş. (Merkez) (“Pe-re-ja İleri Kimya” veya "Şirket”), Sutaş Ev İht. Mad. San. A.Ş. (“Sutaş Ev” veya "Şirket”) ve Pe-re-ja Mağazacılık San.Tic. A.Ş. (“Pe-re-ja Mağazacılık” veya "Şirket”) için çalışanları, müşterileri, potansiyel müşterileri, şirket yetkilileri, ziyaretçileri, iş birliği içinde olduğu taraf ve kurumların kişisel verilerinin korunması yüksek önem taşımaktadır.
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu Politika ve Pe-re-ja İleri Kimya,Sutaş Ev ve Pe-re-ja Mağazacılık İleribünyesindeki diğer yazılı politikalar ile yönetilen süreç ve hedeflenen amaç; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurum çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.
Şirket, bu Politika ile bu konunun en önemli ayağı olan kişisel verilerin işlenmesine yönelik temel kuralları belirlemekte ve hayata geçirmektedir.
2. TANIMLAMALAR
KVK Kanunu: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Anayasa: 9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete' de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası.
KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Politika: Pe-re-ja İleri Kimya, Sutaş Ev ve Pe-re-ja Mağazacılık Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
Şirket: Pe-re-ja İleri Kimya San. A.Ş. , Sutaş Ev İht. Mad. San. A.Ş. ve Pe-re-ja Mağazacılık San.Tic. A.Ş.
Türk Ceza Kanunu: 12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete' de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi, kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir.
Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten gerçek veya tüzel kişi veri sorumlusudur.
3. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI
Bu Politika’nın temel amacı kişisel verilerini işlemekte olduğumuz çalışanlarımız, müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, çalışan adaylarımız, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları ve kişisel verileri Şirket tarafından işlenen diğer kişilerin; Şirket tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda, Şirket’in kişisel veri işleme faaliyetleri, bu kapsamda alınan önlemler, veri sahiplerinin hakları ve bu hakların kullanılma yöntemleri gibi konularda bilgilendirilmesidir.
Bu Politika’nın kapsamı; çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, ziyaretçilerimizin, şirket yetkililerinin, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının ve verilerini işlemekte olduğumuz diğer 3. kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olarak otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verileridir.
Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, mevzuat hükümleri öncelikli olarak uygulanacaktır. Bu temel Politika’nın dışında daha özel amaçlar için aynı konuda oluşturulan başka politika veya düzenleme bulunması halinde, öncelikle özel hükümler içeren maddeler uygulanır. Diğer politika ve dokümanların bu Politika ve ilgili mevzuat ile çelişen hükümleri uygulanmaz.
4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN KURALLAR
4.1.KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN PRENSİPLERE UYGUN İŞLENMESİ
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulanacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve bu Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirket yürürlükteki mevzuatın uygulanacağını kabul etmektedir.
Şirket, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) ve ilgili diğer mevzuatta getirilen hüküm ve kurallara uygun olarak kişisel veri işlemektedir. Kanun’da kişisel veri işleme prensipleri belirlenmiştir. Şirket her veri işleme faaliyetinde bu prensiplere uygun hareket etmektedir.
4.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Şirket; kişisel verilerin işlenmesinde hukuka uygunluk, güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirket, kişisel verileri koruma mevzuatı ve ilgili mevzuat ile getirilen kurallara uygun olarak işlemekte ve veri sahiplerine duyurulan amaçlar dışındaki amaçlarla kişisel veri işlememektedir.
4.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Şirket; işlediği kişisel veri sahiplerinin temek haklarını ve kendi menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak için gerekli tedbirleri almaktadır.
4.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Şirket, yalnızca belirli, meşru ve hukuka uygun amaçlarla kişisel veri işlemektedir. ŞİRKET veri işleme faaliyetine başlamadan önce kişisel veri işleme amaçlarını kesin ve açık olarak belirlemekte ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında kendilerine bu amaçları açıkça duyurmaktadır. ŞİRKET ‘in kişisel veri işleme amaçlarının değişmesi halinde Politika güncellenmekte ve değişikliğin mümkün olan farklı kanallardan da veri sahiplerine duyurulması için çaba gösterilmektedir.
Kişisel veriler ŞİRKET tarafından belirlenen amaçların gerçekleştirilmesi ile sınırlı olarak işlenmekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle bağlantılı olmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır. Veri sahiplerinden yalnızca belirlenen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli olan veriler toplanmaktadır.
4.1.5. Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Şirket, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirket öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüşse, bu süreler ile sınırlı olarak kişisel verileri muhafaza etmektedir. Mevzuatta bir süre belirlenmemişse veya verilerin daha uzun süre tutulmasını gerektiren hukuki bir sebep bulunmuyorsa, Şirket kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirket tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
4.2. KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME ŞARTLARI
Şirket tarafından kişisel veriler, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı olarak işlenmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENEBİLECEĞİ ŞARTLAR
Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise: Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.
Kanunlarda kişisel verinin işleneceğine ilişkin açık bir düzenleme var ise: Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde hukuka uygun olarak işlenebilecektir.
Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması: Kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise işlenebilecektir.
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması: Sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin işlenmesi gerekli ise verilerin işlenmesi mümkündür.
Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi: Şirketin veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
Kişisel veri işlenmesi bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
Şirketin meşru menfaatleri için zorunlu olması: Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kişisel veriler işlenebilecektir.
Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi: Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler işlenebilecektir. Örnek: Çalışan adayının iletişim bilgilerini, iş başvurusu yapılmasına imkân veren internet sitelerinde yayımlanması.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENEBİLECEĞİ ŞARTLAR
Şirket tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu’nda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır. KVK Kanunu’nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Özel nitelikli kişisel veriler ilgilinin açık rızası ile işlenebilir.
Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
4.3. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
4.3.1. Kişisel Verilerin Üçüncü Kişilere Aktarılması
Şirket, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda işlemekte olduğu kişisel verileri kanunun öngördüğü hallerde üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Veri aktarımı yapılan veya yapılması mümkün olan üçüncü kişiler kategorik olarak Bölüm 7’de sıralanmaktadır. Şirket kişisel veri paylaşırken Kanun’da getirilen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Şirket kişisel verilerin işlenebileceği şartlardan bir veya birkaçına dayanarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir.
Şirket Kurul tarafından öngörülen önlemleri ve gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve azami özen göstererek; özel nitelikli verileri, özel nitelikli kişisel verilerin işlenebileceği şartların bulunması halinde üçüncü kişilere aktarabilmektedir.
4.3.2. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
Şirket gerekli güvenlik tedbirlerini alarak işlemekte olduğu kişisel verileri yurt dışında yerleşik üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Kişisel verilerin aktarılabileceği üçüncü kişiler kategorik olarak Bölüm 7’de sıralanmaktadır.
Şirket meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kurul tarafından öngörülen önlemleri ve gerekli güvenlik tedbirlerini alarak Kişisel verilerin işlenebileceği şartlar veya Özel nitelikli kişisel verilerin işlenebileceği şartlardan birinin varlığı durumunda, kişisel verileri Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir.
4.4. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
Şirket, Kanun’da yer alan aydınlatma yükümlülüğü ile uyumlu olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini kişisel verilerinin ne şekilde ve hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin KVK Kanunu’nun 11inci maddesi kapsamında sahip olduğu haklar vb. konusunda bilgilendirmektedir. Bu kapsamda Şirket veri sahiplerini asgari olarak aşağıdaki hususlarda bilgilendirmektedir.
Şirket ve varsa temsilcisinin kimliği,
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebepleri,
Kişisel veri sahibinin sahip olduğu haklar.
Bunun yanında Şirket KVK Kanundaki tüm hususlar ile başta “Hukuka ve dürüstlük kuralına” uygun kişisel veri işleme faaliyetinde bulunduğunu kişisel veri sahipleri ile ilgililere işbu Politika belgesi başta olmak üzere çeşitli kamuoyuna açık dokümanlarla duyurarak, kişisel veri işleme faaliyetlerinde ilgilileri bilgilendirmeyi ve bu çerçevede hesap verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamaktadır.
4.4.1 Şirket Tarafından İşlenen Kişisel Veri Tipleri
Şirket nezdinde,
· Kanun’un 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek,
· Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak
· Şirket meşru amaçları doğrultusunda hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak kişisel veri işlenmektedir.
Şirket tarafından Kanun’da belirtilen ilke ve yükümlülüklere uygun olarak işlenen kişisel veri kategorileri ve kişisel veri kategorilerinin hangi veri sahibi kategorisi ile ilişkili olduğunu aşağıda bulabilirsiniz.
Kişisel Veri Kategorisi
İlgili Kişisel Verinin İlişkili Olduğu Veri Sahibi Kategorisi
Kimlik Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan tüm bilgiler.
Müşteri, Potansiyel Müşteri, Çalışan, Çalışan Adayı, Danışman, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri, Üçüncü Kişi
Görsel ve İşitsel Bilgi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler.
Müşteri, Potansiyel Müşteri, Çalışan, Çalışan Adayı, Danışman, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri, Üçüncü Kişi
İletişim Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail gibi bilgiler.
Müşteri, Potansiyel Müşteri, Çalışan, Çalışan Adayı, Danışman, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri, Üçüncü Kişi
Lokasyon Verisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişisel veri sahibinin ürün ve hizmetlerimizi kullanımı sırasında veya çalışanlarımız ile iş birliği içerisinde olduğumuz kurumların çalışanlarının Şirketin araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler.
Müşteri, Çalışan, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları
Müşteri Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; ticari faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler.
Müşteri
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; sunduğumuz ürün ve hizmetlerle ilgili veya Şirketin ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler.
Müşteri, Ziyaretçi, Çalışan, Çalışan Adayı, Üçüncü Kişi, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri
Müşteri İşlem Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler.
Müşteri
Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler.
Çalışan, Ziyaretçi, Şirket Yetkilileri, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri
İşlem Güvenliği Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz.
Müşteri, Ziyaretçi, Üçüncü Kişi, Şirket Yetkilileri, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri
Risk Yönetimi Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; ticari, teknik ve idari risklerimizi yönetebilmemiz için bu alanlarda genel kabul görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kuralına uygun olarak kullanılan yöntemler vasıtasıyla işlenen kişisel veriler.
Müşteri, Potansiyel Müşteri, Çalışan Adayı, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri, Üçüncü Kişi
Finansal Bilgi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler.
Müşteri, Çalışan, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Şirket Hissedarı, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri
Özlük Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; çalışanlarımızın veya Şirketle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri.
Çalışan, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri
Çalışan Adayı Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketin çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği Şirketin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Şirketle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler.
Çalışan Adayı, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları
Çalışan İşlem Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya otomatik olmayan şekilde işlenen; çalışanlarımızın veya Şirketle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin işlenen kişisel veriler.
Çalışan, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; çalışanlarımızın veya Şirketle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin performanslarının ölçülmesi ile kariyer gelişimlerinin Şirketin insan kaynakları politikası kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler
Çalışan, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları
Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Çalışanlara veya Şirketle çalışma ilişkisi içerisinde olan diğer gerçek kişilere sunduğumuz ve sunacağımız yan haklar ve menfaatlerin planlanması, işlenen kişisel verileriniz.
Çalışan, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya otomatik olmayan şekilde işlenen; hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Şirketin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel verileriniz.
Müşteri, Potansiyel Müşteri, Çalışan, Çalışan Adayı, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri, Üçüncü Kişi
Denetim ve Teftiş Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirketin kanuni yükümlülükleri ve şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel verileriniz.
Müşteri, Potansiyel Müşteri, Çalışan, Çalışan Adayı, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri, Üçüncü Kişi
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Kanun’un 6ıncı maddesinde belirtilen veriler.
Müşteri, Çalışan, Çalışan Adayı, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri
Pazarlama Bilgisi
Ürün ve hizmetlerimizin kişisel veri sahibinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler.
Müşteri, Potansiyel Müşteri
Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Şirkete yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.
Müşteri, Potansiyel Müşteri, Çalışan Adayı, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri, Üçüncü Kişi
Diğer
Sağlık Verisi
Sağlık geçmişine ait veriler
Taşıt Verisi
Araç bilgilerinin takip edildiği veriler
Görsel ve İşitsel Veri
Fotoğraf, ses kaydı, kamera kaydı, ehliyet/kimlik/pasaport fotokopisi
Dijital İz Verisi
Log
Mesleki Veriler
Geçmiş tecrübelerine ait veriler
Eğitim Verisi
Diploma, geçmiş eğitimler, şirket içinde aldığı eğitimler
İmza Verisi
Islak imza, e-imza, imza taraması
Vize/pasaport verisi
Kılık Kıyafet vb. verisi
Satın alma ve bölümlerin belirlenmesi için ayırt edici veri grubu
Yaptırım Verisi
Adli Sicil Kaydı
Geçmişte ve şirket içinde aldığı disiplin cezaları/savunma vb. sverileri
Müşteri, Potansiyel Müşteri, Çalışan, Çalışan Adayı, Şirket Hissedarı, Şirket Yetkilisi, Ziyaretçi, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri, Üçüncü Kişi
4.4.2 Şirket Tarafından Kişisel Veri İşleme Amaçları
Kişisel verilerin işlenebileceği şartlar veya Özel nitelikli kişisel verilerin işlenebileceği şartlar Bölüm 3’te sayılmaktadır. Bu şartlardan birisi kişisel veri sahibinin açık rızasının alınmasıdır. Diğer şartların varlığı halinde ise açık rıza aranmamakta ve kişisel veriler kişisel veri sahibinden açık rıza alınmadan işlenmektedir.
Şirket tarafından kişisel veri sahibinin verilerin işlenebileceği amaçlar genel olarak aşağıda sıralanmaktadır. Bu amaçlar zaman zaman değişebilecektir.
Şirket faaliyetlerinin şirket prosedürleri veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası
İş faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Kurumsal yönetim faaliyetlerin planlanması ve icrası
İş sürekliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve icrası
İnsan kaynakları süreçlerinin ve ihtiyaçlarının planlanması ve icrası
Ürün ve hizmetlerin satış ve pazarlaması faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Ürün veya hizmetlerin satış süreçlerinin planlanması ve icrası
Satış sonrası destek hizmetleri
Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
Müşteri talep ve/veya şikâyetlerinin takibi
Müşteri memnuniyeti süreçlerinin planlanması veya takibi
Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi
Şirketin finansal risk süreçlerinin planlanması veya icrası
Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi
Risk yönetiminin gerçekleştirilmesi
Ücret yönetimi
Şirket denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Yetkili kişi ve/veya kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi
Hukuk işlerinin takibi
Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Tedarikçi veya iş ortağı yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
Operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası
Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası
Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi
Personel istihdamına ilişkin süreçlerinin yürütülmesi
Mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası
Çalışanların performans değerlendirme süreçlerinin planlanması ve takibi
Yetenek- kariyer gelişimi faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Çalışanlara yönelik kurumsal iletişim/sorumluluk/etkinlik projelerinin planlanması veya icrası
Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi veya denetimi
Şirket dışı veya şirket içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Çalışan memnuniyetinin veya bağlılığı süreçlerinin planlanması ve icrası
Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
Acil durum yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi
Şirket yerleşkesinin, demirbaşlarının ve kaynaklarının güvenliğinin temini
Şirketin operasyonel risk süreçlerinin planlanması ve icrası gibi amaçlar.
Bu amaçlar, somut olayın özelliklerine göre açık rıza gerektiren süreçler olabilmektedir. Bu durumda kişisel veri sahiplerinden, Kanun’a uygun açık rızaların alınması süreçleri uygulanmaktadır. Kişisel veri sahibinin açık rızasını vermemesi durumunda, ilgili kişinin verileri ancak Kanun’da sayılan açık rıza alınmadan kişisel verilerin işlenebileceği şartlar kapsamında ve bu şartlara uygun amaçlarla işlenebilmektedir.
4.4.3 Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Şirket, işlenen kişisel verileri, Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Aktarımda bulunulan üçüncü kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.
İş ortağı ile iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla,
Tedarikçi ile Şirketin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirketin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirkete sunulmasını sağlamak amacıyla,
Şirketin de katılımını gerektiren ticari faaliyetlerinin yürütülmesini temin etmek amacıyla,
Şirketin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerinin planlanması ve denetim amaçlarıyla,
Hissedarlarımız ile ilgili mevzuat hükümlerine göre Şirketin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması ve denetim amaçlarıyla,
Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları ile ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla,
Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri ile ilgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla,
Her halükârda yukarda 4.4.2.hüküm kapsamında belirtilen amaçlar kapsamında paylaşılabilmektedir.
Veri Aktarımı Yapılabilecek
Kişiler
Tanımı
Veri Aktarım Amacı
İş Ortağı
Şirket ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya Topluluk Şirketleri ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları tanımlamaktadır.
İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak
Tedarikçi
Şirketin ticari faaliyetlerini Şirketin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli Şirket’e hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır.
Şirket’in tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirket’in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirket’e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak.
Hissedarlar
Şirket’in hissedarı gerçek kişiler
İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirket’in şirketler hukuku, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak
Şirket Yetkilileri
Şirket yönetim kurulu üyeleri ve diğer yetkili gerçek kişiler
İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirket’in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak
Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları
İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları
İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak
Hukuken Yetkili Özel Hukuk
Kişileri
İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri
İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak
4.4.4 Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
Şirket, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır.
Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Şirket’in o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 6. Bölümünde yer verilmiştir.
Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Şirket’in belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
Şirket, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin ve bu verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari önlemleri almaktadır.
Şirket aynı zamanda kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi ve kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması ve Kanun’un diğer hükümlerinin uygulanmasının sağlanması amacıyla denetim yaptırabilmektedir.
Şirket, işlediği kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve Kurul’a bildirilmesini sağlamak için azami özeni göstermektedir.
5.1 KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN İŞLENMESİNİ SAĞLAMAK İÇİN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Şirket, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
5.1.1 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler
Şirket bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.
Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.
Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
5.1.2 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler
Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
Şirket’in yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır.
Şirket’in iş birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVK Kanunu’nun aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütmekte olduğu detay faaliyet özelinde belirlenmektedir.
İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politikalar ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.
Şirket ile çalışanlar arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, Şirket’in talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında, kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getiren kayıtlar konulmakta ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmakta olup ve denetimler yürütülmektedir.
5.2 KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA AYKIRI ERİŞİMİNİ ENGELLEMEK İÇİN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Şirket, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
5.2.1 Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik Tedbirler
Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.
5.2.2 Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan İdari Tedbirler
Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.
Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
Şirket tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir. Tüm tarafların farkındalıkları arttırmakta; iş ortakları ve tedarikçilerin KVK kanuna uygun kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunması yönünde gerekli önlemleri almaktadır.
5.3 KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ORTAMLARDA SAKLANMASI
Şirket, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
5.3.1 Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler
Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.
Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.
Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.
5.3.2 Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler
Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.
Şirket tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.
5.4 KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONUSUNDA ALINAN TEDBİRLERİN DENETİMİ
Şirket, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
5.5 KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ BİR ŞEKİLDE İFŞASI DURUMUNDA ALINACAK TEDBİRLER
Şirket, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.
KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN MUAFAZA EDİLMESİ, SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ
Şirket, Kanun’da yer alan prensiplere uygun olarak işlemekte olduğu kişisel verileri mevzuatlarda öngörülen süre boyunca saklamaktadır. Mevzuatta ilgili kişisel veri tiplerinin saklanması için belirli bir süre öngörülmemişse, kişisel veriler işlendikleri amaç sona erene kadar muhafaza edilmektedir.
Mevzuatta ilgili kişisel veri tiplerinin saklanması için belirli bir süre öngörülmediği durumda, her veri işleme amacına özgü olarak muhafaza süreleri belirlenmektedir. Bu kapsamda muhafaza süreleri, Şirketin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri dikkate alınarak belirlenmektedir.
Kişisel veriler; işleme amacı dışında olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, kişisel veri ile ispat edilebilecek bir hakkın ileri sürülebilmesi, savunmanın tesis edilmesi ve yetkili kamu kuruluşlarından gelen bilgi taleplerinin yanıtlandırılması amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile aynı konularda Şirket pratiği dikkate alınmaktadır.
Şirket, belirtilen süreler sona erdiğinde ilgili kişisel verileri silmekte veya anonim hale getirmektedir. Ayrıca kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kanun’un 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Anonim hale getirilmiş olan veriler, “kişisel veri” olarak kabul edilmeyeceği için Kanun kapsamı dışındadır.
6.1 KİŞİSEL VERİLERİ SİLME, YOK ETME VE ANONİMLEŞTİRME YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, Şirket’in kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Bu kapsamda Şirket ilgili yükümlülüğünü yerine getirmek üzere Şirket içerisinde gerekli teknik ve idari tedbirleri alarak; bu konuda gerekli işleyiş mekanizmaları geliştirmiş olup; bu yükümlüklerine uygun davranmak üzere ilgili iş birimlerini eğitmekte, görevlendirme ve farkındalıklarını sağlamaktadır.
6.2 KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ TEKNİKLERİ
6.2.1 Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri
Şirket ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir.
Şirket tarafından en çok kullanılan silme veya yok etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
Fiziksel Olarak Yok Etme (Physical Destruction): Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme (Secure Deletion Software): Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/yok edilirken; bir daha kurtarılamayacak biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme (Sending to a Specialist for Secure Deletion): Şirket bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından bir daha kurtarılamayacak biçimde güvenli olarak silinir/yok edilir.
6.2.2 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri
Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder.
Şirket, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.
KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır. Anonim hale getirilerek işlenen kişisel veriler KVK Kanunu kapsamı dışında olacağından Politika’nın 6. Bölümünde düzenlenen haklar bu veriler için geçerli olmayacaktır.
Kullanılan anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır.
Maskeleme: Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.
Toplulaştırma: Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.
Veri Türetme: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.
Veri Karma: Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır.
7. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASINA İLİŞKİN KURALLAR
Şirket, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanununa uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir. Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak Şirkete iletmeleri durumunda Şirket talebin niteliğine göre talebi en kısa süre içinde sonuçlandırmaktadır.
7.1. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptirler.
Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller
Kişisel veri sahipleri, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda 7.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:
Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde Şirketin aydınlatma yükümlülüğünü düzenleyen 10., zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. Ve veri sorumlusu siciline kayıt yükümlülüğünü düzenleyen 16. Maddeler uygulanmaz. Bu hallerde kişisel veri sahipleri 7.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
7.2. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI KULLANMASI
Kişisel veri sahipleri KVK Kanununun 13. Maddesinin 1. Fıkrası gereğince ve yukarıda alıntılanan haklarına ilişkin taleplerini Şirket’e yazılı olarak iletebileceklerdir. Başvuru yapmak için, www.perejastore.com.tr adresinde bulunan “Kişisel Verileri Koruma - Başvuru Formu” nu doldurup Şirket tarafından belirlenen yöntemlerden biri ile iletmeleri gerekmektedir.
Kural olarak Şirket, veri sahiplerinin başvurularını 1 sayfaya kadar ücretsiz olarak yerine getirmektedir. Ancak talep edilen işlemin ayrıca bir maliyeti olması halinde, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücretler başvuran veri sahibinden talep edilebilecektir.
Eksik başvuru formları Şirket tarafından işleme alınmayacaktır. Şirket, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını teyit etmek veya formun içeriğinden talebin niteliği anlaşılmamakta ise talebi netliğe kavuşturmak amacıyla başvuruda bulunan veri sahibinden ek bilgi ve belgeler talep edebilmektedir.
Kişisel veri sahibi adına üçüncü bir kişinin başvuruda bulunabilmesi için kişisel veri sahibi tarafından ilgili üçüncü kişi adına düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
Başvuru formunun ne şekilde doldurulması gerektiğine ilişkin açıklama formun içinde yer almaktadır.
7.3. ŞİRKETİN’İN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ
Veri sahibinin, bu bölümün 7.2 başlıklı kısmında belirtilen şekilde başvuru formunu Şirket iletmesi durumunda, Şirket formda yer alan talebin niteliğine göre talebi mümkün olan en kısa sürede yanıtlandırmaktadır.
Kişisel veri sahibi Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurusunun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulması veya süresinde başvurusuna cevap verilmemesi hâllerinde; Şirketin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlükârda başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
7.4 ŞİRKETİN KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN BAŞVURUSUNU REDDETME HAKKI
Şirket aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
7.1 maddesinde sayılan haller,
Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması
Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.
Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
KVK Kanununun 11. Maddesinde belirtilenler dışında kalan talepler.
8. ŞİRKET TESİSLERİ İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ÜZERİNDEN YAPILAN VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ
8.1. ŞİRKET TESİSLERİ İÇERİSİNDE KAMERA İLE İZLEME
Bu bölümde Şirket’in kamera ile izleme sistemine ilişkin açıklamalar yapılacak ve kişisel verilerin, gizliliğinin ve kişinin temel haklarının nasıl korumaya alındığına ilişkin bilgilendirme yapılacaktır. Şirket, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.
Şirket tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Şirketin binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyetinde bulunulabilmektedir.
8.1.1 Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yasal Dayanağı
Şirket tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir.
8.1.2 KVK Hukukuna Göre Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyeti Yürütülmesi
Şirket, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta, Anayasa, Kanun, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanunda öngörülen amaçlarla ve KVK Kanunu’nda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.
8.1.3 Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması
Şirket, genel hususlara ilişkin olarak yaptığı aydınlatmanın yanı sıra izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmasını sağlamakta ve tesis içerisine yerleştirilmiş kameraların yanlarına uyarı levhaları yerleştirmektedir. Böylelikle, kişisel verileri işlenen veri sahiplerinin haklarının korunması ve kişisel veri işlenmesinde şeffaflığın sağlanması amaçlanmaktadır.
Şirket tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; Pe-re-ja İleri Kimya internet sitesinde (www.perejastore.com.tr) işbu Politika yayımlanmakta ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).
8.1.4 Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık
Şirket, KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.
Şirket, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin, müşterilerin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamak, sunulan hizmetin kalitesini artırmak ve güvenilirliğini sağlamak ile müşterilerin aldıkları hizmete ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.
Şirket tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politika’ da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır.
8.1.5 Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Kişisel verilerin işlenmesinde öngörülen güvenliğe, muhafaza etmeye ve silinmeye ilişkin kurallar kamera kayıtları açısından da aynen uygulanmaktadır.
8.1.6. Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi
Şirket’in, kişisel verilerin muhafaza süresi ile kurallar kamera ile izleme faaliyeti sonucu elde edilen kişisel veriler açısından da uygulanmaktadır.
8.1.7. İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı
Kamera kayıtlarına yalnızca bilgi işlem departmanı, şirket üst yöneticileri ve güvenlik görevlileri erişebilmektedir. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
Bunun haricinde, ilgili mevzuat hükümleriyle sınırlı olmak kaydıyla müşteriler tarafından bir şikâyet, şirket içi bir disiplin süreci, yürüyen bir hukuki uyuşmazlığa ilişkin bilgi talebi ve benzeri durumlarda kamera kayıtları üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır.
8.2. ŞİRKET TESİSLERİNE GİRİŞ YAPAN MİSAFİRLERİN TAKİBİ
Şirket tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu Politika’ da belirtilen amaçlarla, Şirket binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır.
Misafir olarak Şirket binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken Şirket içerisindeki bilgilendirme panoları, misafirlerin erişimine sunulan metinler veya diğer şekillerde söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler kaydedilmektedir. Misafir giriş çıkışlarına ilişkin veriler, muhafaza sürelerinin sona ermesi ardından silinmektedir.
8.3. ŞİRKET MİSAFİRLERİNE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI
Şirket tarafından güvenliğin sağlanması ve bu Politika’ da belirtilen amaçlarla; misafirlerin tesislerimiz içerisinde kaldığı süre boyunca internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınabilmektedir.
Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
Bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya Şirket içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmekte ve üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır.
8.4. İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ
Şirket sahibi olduğu internet sitesinde; ziyaret eden kişilerin site üzerindeki hareketlerini takip etmek, ziyaretlerini uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek, kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevirim içi reklamcılık faaliyetlerinde bulunabilmek gibi maksatlarla teknik vasıtalar (Örn. çerez-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketlerini kaydedebilmektedir.
9. ŞİRKET KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK ORGANİZASYONEL TEDBİRLER
Şirket, Kişisel Verilerin Korunması ile İşlenmesi Politikası’nın yürürlüğünü sağlamak için bir yönetim yapısı oluşturmaktadır.
Şirket bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’ ya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere KVK Kurulu kurulmuştur. Kurulan kurulun görevleri aşağıda belirtilmektedir. Kurul tüm faaliyetlerini üst yönetimin onayı ile gerçekleştirmektedir.
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi ile ilgili temel politikaları ve gerekli olması halinde bu politikalar üzerinde yapılacak değişiklikleri hazırlamak,
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine ilişkin politikaların uygulanması ve denetiminin ne şekilde yerine getirileceğine karar vermek ve bu çerçevede Şirket içi görevlendirmede bulunmak ve koordinasyonu sağlamak,
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uyumun sağlanması için yapılması gereken hususları tespit etmek ve bu hususların uygulanmasını sağlamak,
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi konusunda Şirket içerisinde ve Şirketin iş birliği yaptığı kurumlar nezdinde farkındalık yaratmak ve bu kapsamda eğitimler düzenlemek,
Şirketin kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmek, iyileştirme önerilerini üst yönetimin onayına sunmak,
Kişisel veri sahiplerinin başvurularını en üst düzeyde karara bağlamak,
Kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri ve düzenlemeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak,
10. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLENEBİLİRLİK
Şirket tarafından düzenlenen bu Politika 20.12.19 tarihlidir. Politika’nın tamamında veya bir kısmında güncellemeler yapılabilir.
Politika Şirketin internet sitesinde (www.perejastore.com.tr) yayınlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.
Politikanın hazırlanmış olduğu Türkçe dilindeki hali ile herhangi bir çeviri hali arasında bir uyuşmazlık çıktığı hallerde, Türkçe metni dikkate alınmalıdır.
Built with Mobirise